Schulverwaltungsprogramme auswählen

Digitalisierung an Schulen: Meine Erfahrungen mit Schulverwaltungsprogrammen

In diesem Beitrag, der auf der Podcastepisode 14 basiert, widme ich mich einem Thema, das aktuell vielleicht mehrere Schulleitungen beschäftigt: digitale Schulverwaltungsprogramme. Genauer gesagt möchte ich über meine persönlichen Erfahrungen, Herausforderungen und Tipps sprechen, die ich in den letzten Jahren im Umgang mit solchen Programmen gesammelt habe. Dazu gehört auch unser aktueller Auswahlprozess für ein neues Schulverwaltungssystem. Aber bevor wir in die Tiefe gehen, möchte ich einen kleinen Rückblick geben, wie ich zu diesem Thema gekommen bin und welche Hürden wir in meiner Grundschule in Nordrhein-Westfalen überwinden mussten.

Die Notwendigkeit der Digitalisierung im Schulalltag

Als ich vor etwa drei Jahren begann, mich intensiver mit dem Thema digitale Schulverwaltung auseinanderzusetzen, war für mich klar: Papierbasierte Systeme haben ausgedient. Vor allem das traditionelle Klassenbuch stellte sich in vielerlei Hinsicht als hinderlich heraus. Es ging verloren, musste physisch weitergegeben werden, und die Aktualisierung der Daten war oftmals chaotisch. All diese Probleme verlangten nach einer digitalen Lösung – ein digitales Klassenbuch sollte her!

Doch wie ich in den letzten Jahren festgestellt habe, ist die Einführung eines solchen Systems nicht einfach. Nicht nur, dass es viele unterschiedliche Anbieter gibt, die mit verschiedenen Funktionen werben, sondern auch die Kosten spielen eine erhebliche Rolle. Je nach Schule und Größe können die Ausgaben für ein Schulverwaltungssystem schnell in die Tausende gehen. Für eine Schule wie unsere, mit etwa 300 Schülerinnen und Schülern und 20 Lehrkräften, müssen wir jedes Jahr rund 800 bis 1.500 Euro für solche Systeme einplanen. Diese Ausgaben müssen gut durchdacht sein, denn unser Budget ist begrenzt.

Welches System ist das richtige?

Ein digitales Schulverwaltungsprogramm kann und soll viele Funktionen übernehmen. Es geht nicht nur darum, ein Klassenbuch digital abzubilden, sondern auch andere Funktionen wie Stundenpläne, Fehlzeitenverwaltung, Elternkommunikation und sogar Ressourcenmanagement (wie das Buchen von iPad-Wägen) zu integrieren. In meiner Schule haben wir uns damals für einen Anbieter entschieden, der uns mit einem relativ günstigen Preis und einem soliden digitalen Klassenbuch überzeugt hat.

Doch wie ich inzwischen gelernt habe, ist der Preis allein nicht entscheidend. Es gab einige Versprechen des Anbieters, was zukünftige Funktionen anging, die jedoch bis heute nicht umgesetzt wurden. Zudem wurden die Preise nach einem Jahr um 25 Prozent erhöht – eine Überraschung, die unser Budget stark belastet hat. Diese Erfahrungen haben mich gelehrt: Es lohnt sich, auf etablierte Anbieter zu setzen, die schon länger am Markt sind und verlässliche Dienste bieten.

Das digitale Klassenbuch als Herzstück

Ein zentrales Element, das für uns von größter Bedeutung war, ist das digitale Klassenbuch. Es sollte uns ermöglichen, Unterrichtsinhalte, Fehlzeiten und Entschuldigungen übersichtlich und einfach zu dokumentieren. Hier haben wir viele Vorteile gegenüber dem traditionellen Klassenbuch gesehen. Besonders die Tatsache, dass alle Lehrkräfte gleichzeitig auf das digitale Klassenbuch zugreifen können, ohne sich gegenseitig blockieren zu müssen, war ein riesiger Fortschritt.

Leider war jedoch nicht alles so perfekt, wie wir es uns erhofft hatten. Das System, das wir gewählt haben, zählte zum Beispiel Fehlzeiten in Minuten statt in Stunden. Das bedeutete für uns, dass wir am Ende des Schuljahres mühsam manuell umrechnen mussten, was den Prozess der Zeugniserstellung unnötig kompliziert machte. Ein weiteres Problem war die mangelnde Flexibilität bei der Erstellung von Stundenplänen. Auch hier gab es viele Herausforderungen, die uns im Alltag zusätzlich belasteten.

Wichtige Funktionen und Module

Mit einem Schulverwaltungssystem können viele Aufgaben digitalisiert und vereinfacht werden. Hier sind die wichtigsten:

1. Klassenbuch: Die Dokumentation von Unterrichtsinhalten und Fehlzeiten ist das Herzstück jeder Schulverwaltung.
2. Fehlzeitenverwaltung: Eltern sollten in der Lage sein, ihre Kinder digital krank zu melden, und die Verwaltung der Fehlzeiten sollte automatisiert erfolgen.
3. Elternkommunikation: Ein effizientes System für den Versand von Elternbriefen und die Möglichkeit, direktes Feedback von Eltern zu erhalten, ist essenziell. Besonders vorteilhaft ist eine App, über die Eltern Push-Nachrichten erhalten.
4. Stundenplanerstellung: Ein gutes System ermöglicht nicht nur die einfache Erstellung von Stundenplänen, sondern auch die flexible Vertretungsplanung.
5. Ressourcenverwaltung: Die Buchung von Schulräumen oder Geräten wie iPads sollte einfach und übersichtlich sein.

Erfahrungen mit Anbietern: Was sollte man beachten?

Meine Erfahrungen haben gezeigt, dass man sich bei der Auswahl eines Anbieters einige wichtige Fragen stellen sollte:

• Wie lange ist der Anbieter am Markt? Ein etabliertes Unternehmen hat oft mehr Erfahrung und kann verlässlichere Dienste bieten.
• Was ist die Kernkompetenz des Anbieters? Einige Anbieter kommen aus der Stundenplanerstellung, andere haben ihre Wurzeln im Klassenbuch. Es lohnt sich, darauf zu achten, wo die Stärken des jeweiligen Systems liegen.
• Welche Module werden versprochen? Mit Anbietern, die viele zukünftige Funktionen versprechen, sollte man eher vorsichtig sein. Wichtig ist, was das Tool im aktuellen Entwicklungszustand schon leisten kann.

Für unsere Schule haben wir uns letztendlich für den „Schulmanager“ entschieden, da er durch seinen modularen Aufbau die meisten unserer Bedürfnisse abdeckt. Schulen, die komplexe Stundenpläne erstellen müssen, können entsprechende Module buchen, während Schulen wie unsere, die solche Funktionen nicht benötigen, darauf verzichten können.

Vorstellung konkreter Tools

Ich habe vorerst darauf verzichtet, eine Übersicht der verschiedenen Anbieter von digitalen Schulverwaltungsprogrammen zu erstellen. Ist so etwas für Euch interessant? Gibt es jemanden, der an einer solchen Übersicht mitarbeiten würde? Lasst es mich gerne in den Kommentaren wissen.

Fazit: Was ich gelernt habe

Die Digitalisierung von Schulverwaltungsaufgaben ist ein komplexes Thema, das viel Planung und Überlegung erfordert. Es gibt viele verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen Stärken und Schwächen. Am wichtigsten ist es jedoch, ein System zu finden, das die individuellen Bedürfnisse der eigenen Schule erfüllt und die alltägliche Arbeit erleichtert.

Ich hoffe, dass meine Erfahrungen und Einblicke euch geholfen haben, und freue mich über Rückmeldungen und Anregungen. Wenn euch dieser Artikel gefallen hat, hinterlasst gerne einen Kommentar oder schreibt mir direkt.