In diesem Beitrag befasse ich mich erneut mit dem Thema Schulverwaltungssysteme und der Einführung digitaler Tools im Schulalltag. Besonders wichtig ist mir, dass ich in diesem Artikel detailliert auf unseren Ansatz und die Schritte eingehe, die wir bei der Implementierung solcher Systeme an unserer Schule verfolgt haben. Digitale Verwaltungssysteme bieten viele Vorteile, doch ihre Einführung will gut geplant sein, damit sie nicht nur den administrativen Alltag entlasten, sondern auch bei Lehrkräften, Eltern und Schülern gut ankommen und langfristig akzeptiert werden.
Hintergrund und Zielsetzung: Warum digitale Verwaltungssysteme?
Angesichts der immer komplexer werdenden Anforderungen in der Schulverwaltung und der steigenden Schülerzahlen an unserer Grundschule suchte ich nach einer digitalen Lösung, die uns unterstützt. Unser Ziel war es, Aufgaben effizienter zu gestalten und Prozesse zu digitalisieren, angefangen beim Klassenbuch bis hin zur Entschuldigungserfassung und Elternkommunikation. Besonders das digitale Klassenbuch stand im Fokus, da es nicht nur das Dokumentieren erleichtert, sondern auch Daten auf sichere Weise zugänglich macht.
Der Auswahlprozess: Von der Marktanalyse bis zur Testphase
1. Marktanalyse und erste Eindrücke
Die Vielfalt an Anbietern auf dem Markt ist groß, doch nicht alle Systeme bieten die Funktionen, die für unsere Schule wichtig sind. Durch gründliches Recherchieren und den Abgleich mit unseren Anforderungen, insbesondere im Bereich des digitalen Klassenbuchs, konnten wir eine erste Auswahl treffen. Schon anhand von Screenshots und Demoversionen wurde deutlich, dass einige Systeme für unsere Anforderungen weniger geeignet waren.
2. Testphase: Ein „Realbetrieb“ mit echten Daten und realen Szenarien
Unser bevorzugter Anbieter bot eine dreimonatige Testphase an, die uns erlaubte, das System im Alltag zu testen. Für diese Phase war es mir wichtig, sowohl digital affine als auch zurückhaltende Kolleginnen und Kollegen einzubeziehen, um möglichst unterschiedliche Perspektiven zu erhalten. Mit dieser Testphase konnten wir uns intensiv mit den Funktionen vertraut machen und genau prüfen, wie das System sich in der Praxis verhält.
Auch die Eltern wurden frühzeitig informiert und gebeten, das System für Krankmeldungen und Entschuldigungen zu testen. Ein solches Mitwirken ist wichtig, um eine realistische Einschätzung über die Nutzbarkeit des Systems zu bekommen.
Evaluation und Schulkonferenz: Entscheiden auf breiter Basis
Nach der Testphase führte ich gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen eine umfassende Evaluation durch, die mithilfe eines digitalen Formulars in der Nextcloud organisiert war. Diese Ergebnisse stellten wir anschließend in der Lehrerkonferenz sowie in der Schulkonferenz vor. Auf diese Weise war die Entscheidung für oder gegen das System breit abgestützt. Die Umfragen und Rückmeldungen der Eltern spielten dabei ebenfalls eine wichtige Rolle. Diese Basis gab allen Beteiligten die Sicherheit, dass wir mit dem System eine sinnvolle Wahl getroffen hatten, die nicht nur den Lehrkräften, sondern auch den Eltern gerecht wird.
Einführung und Unterstützung: Schrittweise zum Live-Betrieb
1. Vorbereitung durch gezielte Trainings und Erklärvideos
Da nicht alle Kolleginnen und Kollegen gleichermaßen vertraut mit digitalen Systemen sind, habe ich kurze Erklärvideos erstellt, die den Umgang mit dem System erleichtern. Die Testphase bot den Vorteil, dass bereits einige Kolleginnen und Kollegen mit dem System vertraut waren und so als interne Ansprechpartner dienen konnten. Diese Vorgehensweise förderte das gegenseitige Lernen im Kollegium und sorgte dafür, dass Fragen schnell geklärt werden konnten.
2. Digitale Einführung für Eltern
Für die Eltern bereitete ich ebenfalls verschiedene Unterstützungsmaterialien vor, darunter Videos und Anleitungen zur Nutzung der App für Krankmeldungen und andere administrative Aufgaben. Um auch Fragen der Eltern frühzeitig zu beantworten, bot ich einen digitalen Informationsabend an, bei dem ich live verschiedene Funktionen des Systems vorstellte. Die Rückmeldungen waren insgesamt positiv, auch wenn die Teilnahme eher überschaubar war.
3. Integration in den Alltag: Verpflichtender Einsatz und klare Regelungen
Nachdem das System offiziell eingeführt wurde, legten wir klare Regeln für die Nutzung fest. Krankmeldungen sollten nun ausschließlich über das System oder telefonisch erfolgen – was besonders wichtig war, um eine einheitliche Kommunikation sicherzustellen und die Lehrkräfte zu entlasten. Die Nutzung eines einheitlichen Systems hat zudem den Vorteil, dass Informationen zentral und für alle zugänglich gesammelt werden.
Alternativer Ansatz: Module schrittweise einführen
Eine interessante Alternative zur vollständigen Einführung besteht darin, das System schrittweise zu implementieren. Einige Schulen aus unserem Netzwerk verfolgen diesen Ansatz und führen erst ein Modul nach dem anderen ein, um das Kollegium und die Eltern schrittweise mit den Funktionen vertraut zu machen. Dieser Ansatz eignet sich gut, wenn ein System umfangreiche Module hat und die Belastung für alle Beteiligten geringgehalten werden soll.
Rückblick und Ausblick: Was bleibt und was noch kommen kann
Der Prozess der Einführung und Implementierung eines Schulverwaltungssystems ist herausfordernd, aber lohnenswert. Unsere Testphase und die schrittweise Einführung haben sich als sinnvoll erwiesen, da sie uns ein strukturiertes Herangehen ermöglichten und Unsicherheiten minimierten. Für die Zukunft denke ich darüber nach, ähnliche Methoden für andere digitale Tools einzusetzen, um die Verwaltung und Kommunikation weiter zu vereinfachen.
Digitale Lösungen bieten viele Chancen, aber auch Herausforderungen – gerade in Hinblick auf Kosten und Akzeptanz im Kollegium und bei den Eltern. Mit dem richtigen System und einer strategischen Einführung lassen sich jedoch viele Abläufe effizienter gestalten und unnötige Arbeitsschritte vermeiden. Ich hoffe, dass unsere Erfahrungen anderen Schulen eine Anregung geben und freue mich wie immer über Feedback und weitere Ideen zu diesem spannenden Thema.